En general, los gastos de una empresa dependen de su tipo de actividad. Si una empresa tiene un restaurante, los gastos de comida son habituales, pero si presta servicios informáticos, no puede tener gastos de comida. Para ser más precisos, esos gastos no se considerarán relacionados con la actividad y estarán sujetos a impuestos. Pero, ¿cómo saber qué gastos puede tener una empresa y cuáles no?
¿Qué dice la ley?
El concepto de gastos empresariales se recoge en el apartado 32 de la Ley del Impuesto sobre la Renta.
Los gastos se consideran relacionados con la empresa si
- realizadas para generar ingresos imponibles
- sirven para mantener o desarrollar la actividad empresarial y la relación del gasto con la actividad empresarial está claramente justificada,
- si se derivan de las disposiciones de la parte 1 del apartado 13 de la Ley de Salud y Seguridad en el Trabajo. Por ejemplo, los costes de primeros auxilios, vigilancia de la salud de los empleados, formación y análisis de riesgos.
¿Cómo sé si puedo llevar la factura a los gastos de la empresa o no?
Es decir, para determinar si puede coger cualquier factura a nombre de su empresa y pagarla con cargo a la cuenta de su empresa, tiene que responder a las siguientes preguntas.
1) ¿Podré utilizar esta compra para vender mis servicios o mi producto?
Si la respuesta es afirmativa y la relación entre la compra y el ingreso es directa, entonces dicha factura puede imputarse como gasto a la empresa.
Ejemplo 1. Usted compra un servicio de publicidad a una agencia de marketing. Esto tiene una correlación directa con los ingresos de tu empresa, porque al gastar dinero en publicidad, obtendrás más contactos de clientes potenciales.
Ejemplo 2. Usted paga los servicios de un peluquero con cargo a la cuenta de su empresa. Su lógica podría ser la siguiente: necesito tener buen aspecto para las reuniones con clientes, por lo que el gasto de la peluquería será un gasto de mi empresa. Lamentablemente, no se trata de una relación directa, por lo que esos gastos no pueden imputarse a la empresa sin incurrir en impuestos.
2) Si la respuesta a la pregunta anterior es negativa, hay que plantearse la siguiente pregunta. ¿Apoya o desarrolla este gasto las actividades de la empresa?
Si la respuesta es afirmativa y la relación entre la compra y el desarrollo de la empresa o el mantenimiento de las operaciones es directa, entonces dicha factura puede imputarse como gasto a la empresa.
Ejemplo 1. Ha comprado cursos de formación en ventas para sus empleados. Existe una correlación directa con el desarrollo de las actividades. Puede tomar dicha factura como un gasto.
Ejemplo 2. Ha comprado cursos de chino, pero no tiene clientes de China ni ha recibido consultas de ese país. En este caso, el vínculo con el desarrollo del negocio no es directo. No puede asumir esa factura como gasto sin pagar impuestos.
3) Si la respuesta a la pregunta anterior es negativa, responda a la siguiente pregunta. ¿Está relacionada esta factura con la salud y la seguridad de sus trabajadores?
Si la respuesta es afirmativa, dicha factura puede pagarse con cargo a la cuenta de la empresa.
Si no es así, dicha factura no puede pagarse con cargo a la cuenta de la empresa libre de impuestos.
Ejemplo 1. Envías a un empleado en viaje de negocios y necesita someterse a una prueba de coronavirus. Puedes pagar esta factura con cargo a la cuenta de la empresa, ya que se trata de un requisito gubernamental sin el cual el empleado no podrá desempeñar sus funciones.
Ejemplo 2. Quiere pagar una operación de cirugía plástica con cargo a la cuenta de su empresa. En este caso, la factura de esos servicios no puede pagarse libre de impuestos porque el vínculo con la salud y la seguridad en el trabajo no es directo.
Si la respuesta a las 3 preguntas es negativa, entonces no puede tomar dicha factura como un gasto sin incurrir en impuestos adicionales para su empresa.