Para que usted, como propietario, tenga una visión completa de lo que ocurre realmente en su empresa, necesita la contabilidad. Esta es su tarea principal y primordial.
Para que la contabilidad refleje la situación real, es necesario que el contable disponga de información completa sobre todas las transacciones y operaciones.
¿Qué información necesita tu contable cada mes para hacer su trabajo?
Cada mes enviamos a los clientes un recordatorio detallado de los documentos que necesitamos para el trabajo.
Lista de documentos exigidos
Para el contable, es necesario que cargue mensualmente los siguientes documentos en Nola Accounting:
- Extractos bancarios
- Documentos de gastos
¿Por qué no aparecen facturas de venta?
Al final de este artículo hablaremos en detalle de las ventas.
Consideremos ahora por separado cada tipo de documento necesario para el trabajo del contable.
Extractos bancarios
Un extracto bancario es un documento emitido por su banco, que refleja las transacciones de un periodo determinado en una cuenta corriente específica de su empresa, con información sobre el estado inicial y final de la cuenta bancaria (el llamado saldo inicial y final).
¿Qué tipo de declaraciones necesitamos?
Necesitamos extractos bancarios mensuales de todas las cuentas corrientes de su empresa en bancos y sistemas de pago. NB: Incluso si no hubiera movimiento de dinero en estas cuentas.
¿Cómo puedo hacer que el contable cargue él mismo los extractos?
Puede darnos derecho a ver la declaración y luego cargaremos las declaraciones que necesitemos para nuestro trabajo.
Las instrucciones sobre cómo abrir el derecho de vista a diferentes bancos pueden encontrarse en aquí.
Sin embargo, esto no es posible con todos los bancos. Por el momento, solo podemos abrir el derecho de visualización en los siguientes bancos o sistemas de pago:
- LHV
- Swedbank
- SEB
- Sabio
- PaySera
- Raya
¿En qué formato necesito la declaración y por qué?
Si usted no nos ha dado acceso para ver su estado de cuenta, o la capacidad de hacerlo no está disponible por cualquier razón, entonces usted necesita cargar los estados de cuenta mensualmente:
- xml y pdfsi tiene Banco estonio,
- csv y pdfsi tiene Wise, Eurowallet, Revolut, PaySera u otro sistema de pago
Formato PDF necesitamos conciliar los saldos iniciales y finales del estado de cuentas.
Formatos CSV y XML necesario que pudiéramos cargar el extracto en el programa de contabilidad y procesarlo según nuestros algoritmos.
En el pasado, los contables solían procesar los extractos manualmente basándose únicamente en un archivo PDF, pero esto estaba plagado de errores porque requería un gran cuidado a la hora de introducirlos. Ahora, la tecnología permite hacerlo automáticamente con un control humano adicional, lo que reduce muchas veces el riesgo de posibles errores.
Nueva cuenta bancaria
Si ha abierto una nueva cuenta para su empresa, asegúrese de comunicárnoslo a través de Nola Accounting. Incluso si no tiene intención de utilizarla activamente. Incluso una sola transacción allí, como una comisión bancaria, debe ser reconocida en la contabilidad.
Documentos de gastos
Los documentos de gastos son facturas de gastos, cheques, informes de viaje, es decir, cualquier cosa que confirme un gasto efectuado por su empresa en el curso de actividades comerciales.
¿Qué documentos de gastos tenemos que subir a Nola Accounting?
Todos los documentos justificativos del gasto, es decir, esto:
- facturas de compra
- cheques
- informes de viaje
- cuentas por pagar
¿En qué formato necesita estos documentos?
Todas las facturas y recibos de compra deben figurar en el PDF, JPEG o en formato JPG.
Los informes de viaje y los informes de las personas responsables se necesitan o se firman electrónicamente en el siguiente formato ASICE o BDOCo con la firma habitual en Formato PDF.
¿Por qué tengo que enviar mensualmente los documentos de gastos?
Desde el punto de vista de las normas contables y de la legislación estonia, no se pueden reconocer gastos sólo sobre la base de los pagos bancarios, porque no reflejan la esencia económica de la transacción, sino que sólo dicen que cierta cantidad de dinero pasó de su cuenta bancaria a la cuenta bancaria de otra empresa en tal o cual fecha.
Además, los documentos de gastos están vinculados a la contabilidad fiscal, es decir, son reconocidos por el contable en la declaración de la renta. Si cargas un documento más tarde, tendrás que modificar la declaración de la renta, lo que supondrá un trabajo adicional para el contable y un gasto adicional para ti.
Ventas
Si tiene un negocio clásico de servicios o ventas, no tiene que cargarnos sus facturas de ventas por separado, ya que debe facturar a sus clientes directamente en Nola Accounting. Para ello, hemos desarrollado un nuevo proceso de generación de facturas paso a paso. Según los comentarios de nuestros clientes, una vez que empiezan a utilizar nuestro generador de facturas, ya no quieren volver a hacer facturas en otros programas.
¿Quién necesita introducir facturas de ventas en Nola Accounting?
Es necesario introducir las facturas de venta de todos los clientes que realizan facturas manuales a sus clientes.
Ejemplo
Eres un autónomo que ofrece servicios de diseño web. Después de recibir un pedido de su cliente, solía generar una factura para él en cualquier generador de facturas o en Excel, Word. Ahora está conectado a nuestra tarifa de contabilidad y ya no necesita utilizar aplicaciones de terceros. Usted necesita crear una factura para su cliente directamente en Nola Accounting.
¿Por qué tengo que introducir facturas de ventas en Nola Accounting?
Debería introducir sus facturas de ventas en Nola Accounting porque así, en primer lugar, no tendrá que hacer doble trabajo para introducir facturas ya creadas en nuestro sistema, y en segundo lugar, recibirá servicios de contabilidad a un coste favorable, porque cualquier trabajo adicional aumenta el coste del servicio (los servicios de contabilidad no son una excepción, tenemos exactamente los mismos principios de cálculo de costes de servicios que usted).
Encontrará instrucciones sobre cómo hacerlo aquí.
¿Quién no necesita introducir facturas de ventas en Nola Accounting?
1) Si genera facturas de venta con el programa y sus principales clientes son particularesNo es necesario introducir facturas de ventas en Nola Accounting. Esto incluye cualquier sistema CRM, Shopify, Woocommerce y otros sistemas CMS para tiendas online. Solo necesitas subirnos un informe de ventas totales mensualmente. El jefe de contabilidad de nuestro servicio le dará más detalles sobre cómo hacerlo.
Ejemplo
- Tienda online en Shopify, Woocommerce, Magento o con cualquier otro sistema CMS
- Sitio web con integración con cualquier sistema CRM (ZOHO, amoCRM, SalesForce, Pipedrive)
2) Si utiliza una caja registradora o un terminal bancario para las ventas y sus principales clientes son particularesNo es necesario que introduzca cada factura de venta en Nola Accounting. Sólo tiene que enviarnos un informe mensual de las ventas que han pasado por la caja registradora y el terminal. El jefe de contabilidad de nuestro servicio le dará más detalles sobre cómo hacerlo.
Ejemplo
- Tienda
- Cafetería, restaurante
- Taxi
3) Si todas sus ventas proceden de una plataforma tecnológicaEn este caso, tampoco es necesario generar facturas de ventas en Nola Accounting. En este caso, basta con cargar los informes de ventas a nosotros en Nola Contabilidad, que necesariamente nos permiten cargar este tipo de plataformas.
Ejemplo
- mensajero-socio Wolt, Bolt, Fudy.
- restaurante asociado Wolt, Bolt, Fudy
4) Si negocia en cualquier mercadoNo necesita introducir facturas en Nola Accounting. El contable jefe de nuestro servicio le informará más detalladamente sobre cómo se contabilizan las ventas.
Ejemplo
- Comerciante de Amazon,
- comerciante en Ebay, Etsy y otros mercados.