En general, hay dos opciones principales para utilizar un turismo para las necesidades de la empresa:
- La empresa es propietaria de un turismo o lo alquila.
- El coche personal de un empleado, miembro del consejo de administración o propietario de una empresa se utiliza con fines laborales.
Veamos estas situaciones con más detalle.
1. Cuando una empresa es propietaria de un turismo (propiedad, leasing)
Cuando una empresa es propietaria de un turismo, puede tener dos tipos de uso del vehículo:
- 100% uso comercial, lo que significa que todos los viajes en este vehículo son de carácter exclusivamente laboral.
- Uso mixto, lo que significa que también se realizan desplazamientos no comerciales.
100% utilización de un turismo con fines comerciales
Condiciones para el reembolso del impuesto sobre las ventas 100% por gastos relacionados con el automóvil:
- el vehículo se guarda en el aparcamiento del empresario fuera del horario de trabajo
- el vehículo se rastrea mediante un diario de viaje GPS (se cumple la obligación de prueba)
- se anote en el registro del departamento de transportes que no se realizan viajes personales en el vehículo.
En este caso no existe una situación de privilegios especiales y el IVA es totalmente recuperable.
Si cambia el tipo de uso (por ejemplo, el coche se utilizaba sólo con fines profesionales y ahora también se utiliza con fines personales), hay que presentar una solicitud para modificar la inscripción en el registro de circulación. Si en el registro no figura ninguna marca de uso personal, la empresa debe pagar los impuestos correspondientes a la exención especial.
Uso mixto de un turismo
Si el coche de empresa puede seguir utilizándose para desplazamientos privados, se obtiene en cualquier caso una prestación especial, cuyo cálculo se basa en los kilovatios. Esto significa que el beneficio no depende de cuántos kilómetros se recorran en el coche de empresa, sino que se basa en la potencia del vehículo. Según la ley, el precio de la prestación especial para un turismo nuevo es de 1,96 euros por kW y mes, y para un turismo de más de 5 años, de 1,47 euros por kW y mes. Insistimos una vez más en que esto se aplica a los turismos.
La "regla de los dos años
Existe una "regla de los dos años" que surge cuando una empresa adquiere un vehículo. Si el vehículo se adquiere únicamente para uso comercial y esto se cumple durante dos años a partir de la fecha de compra y puede comprobarse, la empresa puede deducirse un IVA soportado de 100%. Sin embargo, si se produce al menos un viaje privado en los dos años siguientes a la compra, el derecho a deducir el IVA soportado se reduce automáticamente a 50%, tanto por la compra del vehículo como por los gastos de funcionamiento. Esto significa que el IVA soportado y el IVA sobre los gastos de funcionamiento contabilizados en el momento de la compra del turismo deben reducirse bien en la declaración del IVA correspondiente al mes en que se declararon, bien en la declaración de enero del año siguiente (y se repercutirán intress). Todo ello con independencia de la proporción de uso comercial y personal de este coche a lo largo de los dos años.
2. uso de un turismo privado para viajes de trabajo
Si es necesario utilizar un turismo para fines profesionales, no es necesario comprarlo. Se puede utilizar el coche personal de un empleado, miembro del consejo de administración o propietario si están de acuerdo. Se puede pagar una compensación por el uso de un coche personal.
¿Qué tipo de vehículo personal puede utilizarse para las necesidades de la empresa?
Se puede pagar una indemnización por el uso de un turismo privado. Un turismo es un vehículo de categoría M1. El coche puede ser propiedad de la persona que recibe la compensación y puede ser utilizado por ella, lo que se documenta mediante un poder notarial o una anotación en el pasaporte técnico.
¿Qué documentos son necesarios?
Documentos necesarios para la compensación por el uso de un vehículo personal:
- Una decisión, orden o instrucción por escrito en la que se indica: el nombre de la persona que recibe la indemnización; el importe de la indemnización; la fecha del viaje o el periodo de viaje para el que se reembolsan los gastos. La decisión también puede emitirse por un periodo superior a un mes.
- Una copia del documento que confirma el derecho a utilizar un turismo.
- Un diario de viaje en el que figuren: el nombre y apellidos de la persona que utiliza el turismo; la matrícula del vehículo; la lectura inicial y final del cuentakilómetros del turismo en cada viaje de trabajo; y la fecha y el objeto de cada viaje de trabajo.
No es necesario presentar facturas ni cheques para esta compensación.
El diario de viaje puede ser en papel o electrónico. Las compensaciones abonadas sin llevar registros se equiparan al pago de salarios, es decir, se declaran y tributan como salarios.
Importe de la posible indemnización
La cuantía de la indemnización sin impuestos adicionales es de 0,30 euros por kilómetro de desplazamiento laboral, pero no superior a 335 euros por mes natural y por persona que perciba la indemnización.
El importe de la compensación (en la cuantía no sujeta a impuestos) se declara al INF14 antes del 1 de febrero del año siguiente al año de referencia. En la declaración se especifican las personas físicas que reciben la compensación y cada vehículo.
El orden de reembolso no está regulado, por lo que la persona que recibe el reembolso puede recibir una sola cantidad para todo el año. Si se reembolsan otros gastos del coche, como combustible o reparaciones, su coste también se incluye en la asignación mensual de 335 euros.
Además de la compensación por el uso del transporte personal, el propietario de un vehículo puede ser compensado por el aparcamiento sin tener que llevar un diario de viaje. Para ello es necesario presentar documentos de gastos y justificantes (solicitud). Este importe de compensación no está incluido en la asignación mensual de 335 euros.